今こそはじめるテレワーク

今こそはじめるテレワーク

近年頻発している自然災害による交通機関のトラブル、また、2020年の東京オリンピックに関連しての交通規制などにより、
会社に出勤しなくても仕事ができるテレワークが注目されています。
しかしながら、テレワークの導入には、IT環境の整備や就業規則の変更などが欠かせず、コストもかかる、
特に中小企業の場合にはITの専門家がいないという理由から、導入をためらうケースが多く、
未だ日本でのテレワーク導入企業は20%以下にとどまっています。
その一方で導入した企業の8割が導入効果があったとしています。未導入の企業でも、
これからの「働き方改革」の流れの中で、テレワークは導入を検討しなければならないテーマのひとつとなっています。

「テレワーク」3つのスタイル

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。テレワークは働く場所によって、
自宅利用型テレワーク(在宅勤務)、モバイルワーク、施設利用型テレワーク(サテライトオフィス勤務など)の3つ分けられます。

モバイルワーク:移動中の交通機関やカフェなどで就業。営業など外出が多い。職種に最適 | 在宅勤務:通勤にかかる負担を軽減し、交通混雑の緩和にも有効なため、テレワークといえば在宅勤務という印象が強い | サテライトオフィス:遠隔勤務用の施設で就業。自宅や客先近くのシェアオフィスなどを利用することが多い

テレワークの効果

テレワークの効果は多岐にわたりますが、主に下記の7つが挙げられます。

事業継続性の確保(BCP) 非常災害時やパンデミック(感染症流行)時における事業継続
生産性の向上 外出中や移動中などスキマ時間に業務ができる
ワークライフバランスの実現 在宅勤務や残業時間の軽減により、家族と過ごす時間や自己啓発などの時間が増やせる
優秀な人材の確保 育児や介護などで通勤が困難な人でも在宅勤務ができるため、優秀な人材の離職を防げる
オフィスコストの削減 通勤・交通コスト、オフィススペース、ペーパーコストの削減
環境負荷の軽減 通勤減少、オフィスの省電力化による電力消費量、CO2排出量の削減
雇用創出と労働力創造 通勤が困難な障がい者や遠方居住者などの新規雇用の創出

ハイパーの「テレワーク・デイズ2019」参加レポート

「働き方改革」を推進するハイパーでは、「テレワーク・デイズ2019」に参加し、実際に社内でテレワークを実施してみました。参加のための準備や体験して感じたメリットや課題をご紹介いたします。

テレワークをはじめる準備

業種・業態・業務によって必要な準備は異なりますが、今回は実証実験の側面が大きいため、次のような準備を行いました。

取り組みの概要
部門 マーケティング部
人数 3名
方法 期間中に各人1日、モバイルワークまたはテレワークを行う
社員A シェアオフィスで1日&自宅で1日テレワーク
社員B セミナー×2本を移動しながらのモバイルワーク
社員C 午前会社、午後シェアオフィスでのテレワーク
1.勤務場所の確保とインフラの準備
勤務場所 今回は自宅から在宅勤務とシェアオフィス、モバイルワークのみの対応とした。今後は遠隔地での従業員採用などの雇用促進や、顧客との密接な関係構築を目的に、サテライトオフィスも前向きに検討する。
インフラの準備 在宅勤務対象者およびモバイルワーク対象者には、モバイルWi-Fiルータを貸し出した。
ファイルサーバ 社外からアクセスできないオンプレミスのファイルサーバを整理し、テレワークでの利用頻度が高いデータを優先してクラウドのファイルサーバへ移行。これを機にオンプレミスからクラウドへの移行を検討することとした。
基幹システム 基幹システムは直接外部からアクセスできないため、業務上必要な人に限り、VPN経由で社内にあるPCにログインして基幹システムにアクセスする方針とした。
2.セキュリティ対策
アクセス制限 社内ネットワークへのアクセスはVPN経由のみ。街中にあるフリーWi-Fiからのアクセスは禁止し、貸し出したモバイルWi-Fiのみ利用可能とする。クラウドサービスは、社内の稟議を通過したサービスのみ利用可能とした。
マルウェア対策 PC、タブレット、スマートフォンは、社内で指定したマルウェア対策ツールの導入を義務付け、定期的なセキュリティチェックも必須とした。
セキュリティ研修 セキュリティに関する研修を実施。フリーWi-Fiからのアクセスや許可のないクラウドサービスの利用禁止を徹底、公共交通機関やカフェでは機密情報の取り扱いを極力避ける等。
3.コミュニケーションおよび労務管理
グループウェア スケジュール管理、掲示板、ファイル共有といった機能を持つクラウド型のグループウェアを利用。
コミュニケーションツール 多人数で会話できるチャットの仕組みを導入し、社内コミュニケーションの円滑化を推進。部署あるいはプロジェクトごとに個別のチャンネルを設定することで、会話の混乱を避ける。
労務管理 今回はチャットにおいて就業の開始/終了などを報告するのみとした。

試して見えてきたテレワークのメリット・デメリット

実際にテレワークを実施したことで、今後も含めたメリット・デメリットがより明確に見えてきました。

  • メリット

    ワークライフバランスの充実
    ・通勤負荷の軽減によって時間的余裕や精神的余裕が生まれ、従業員のパフォーマンスを向上できる。
    ・育児や介護などを理由とした離職率が低下し、高いスキルを持った人材の雇用を促進できる。
    社内コミュニケーションの活発化
    ・テレワーク中の従業員とやりとりする必要があることから社内
    チャットの利用者が増え、1つの部署だけに留まらない横のつながりが広がった。

    不測の事態にも対応可能な仕組み
    ・自然災害や交通機関トラブルが発生しても、自宅から仕事ができるため、業務が滞ることがなくなった。

  • デメリット

    業務内容によっては生産性が低下する
    ・総務やマーケティングのようなルーティンワークがない部署では、自律的な仕事ができるようになっていなければ、何をしていいかわからなくなる。
    ・実際の労働実態を把握しにくい。また、定量的に表すことができない業務の場合、評価が難しい。
    コミュニケーション機会の減少
    ・普段からチャットの仕組みに慣れていないと会話がしにくく、
    メールだけのテレワークは困難。

    ・同じオフィスにいるような気軽な会話が成立しにくい。
    情報漏えいリスクの増大
    ・テレワークに使用する機器の紛失や、カフェでののぞき見などの情報漏えいリスク。

ハイパーにおけるテレワークの二つの課題

テレワークを体験したことで、ハイパー社内でのテレワーク導入に対して、大きく二つの課題が見えてきました。
一つはIT環境の整備、セキュリティポリシーの策定といったインフラに関連する課題。
もう一つはテレワークに対応した業務フロー、評価制度、企業や従業員のマインドセットといった業務の仕組みに関連する課題です。

インフラに関連した課題

データ共有の新たな運用ルールの構築
今回、インフラには大きな変更を加えず、データの共有はテレワークに必要なファイルを優先してグループウェアやクラウドサービスで共有する方法で対応した。だが、今後は社内全体のデータを整理して、社外からでも安全に共有できる仕組みを全社的に見直す必要がある。

基幹システムの見直し
基幹システムについてはVPN経由で社内のPCをリモートで操作して対応したが、今後は基幹システムのクラウド化や、仮想デスクトップなどの利用も視野に入れ、テレワークでも利用しやすい基幹システムを検討していく。

業務の仕組みに関連した課題

オフィス勤務を前提とした社内ルールの見直し
これまでオフィスでの勤務を前提とした業務フロー、例えば書類に押印をもらうといった申請~決裁のフローはテレワークでは利用できなくなる。ワークフローシステムの導入検討も必要だが、社内規定の見直しを含めた明文化したルールが必要になる。

労務管理や人事評価の仕組みの見直し
これまで多くの日本企業では、タイムカードやそれに類する仕組みで労務管理を行ってきた。また、上司と部下が同じ場所で就業していることで業務内容を把握していたため、定量的に測りにくい業務であっても人事評価を行うことができた。しかし、テレワークは実際に仕事をしている姿を見ることができないため、これらの仕組みは根本から見直しが求められる。

まとめ・・・働き方の多様化に柔軟に対応できる仕組みづくりを

テレワークを実践して感じたことは、テレワークはあくまでも選択肢の一つに過ぎないということ。在宅の方が落ち着いて仕事ができるという人もいれば、出勤する方がよいと感じる人もいるかもしれません。ポイントはどのような働き方をするのが各人のパフォーマンスを最大限に発揮できるかであり、多様化する「働き方」に対して柔軟に対応できる仕組みを構築することであります。

テレワーク支援ソリューション

テレワークを実現するための安心・安全な環境整備、かつ業務効率を向上させることができる、ハイパーおすすめソリューションをご紹介します。

クラウドストレージセキュアなファイル共有

従業員100人未満のオンラインファイル共有市場3年連続シェア1位(2016~2018年)。強固なセキュリティ、徹底した使いやすさと充実機能で業務を効率化。

コストパフォーマンスNo.1!Windowsファイルサーバーと同じ操作感で使用可能。独自技術により業界最速の高速通信で社内サーバと変わらないレスポンス速度を実現。

Web会議会議・コミュニケーション

世界で最も使われている(※)クラウド型Web会議。会議を便利にする様々な機能を搭載し、高解像度の美しい映像で臨場感ある会議を行える。
※ Synergy Research, 2017

音声遅延と音切れを極力回避する独自の機能を搭載。クリアな音声と軽快な動画映像でストレスのないWeb会議を開催。

ビジネスチャットファイル共有コミュニケーション

1対1の会話、任意のメンバーだけを招待したグループチャットまでプロジェクトごとに細かく設定可能。メッセージのやりとりだけでなく、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などが可能。

Office 365のサービスとして提供される(※)チャットを主体としたコミュニケーションツール。チームや個人間でのチャット、ファイル共有、音声通話やビデオ会議、タスク管理等が可能。
※ Office 365 Business Premium または Office 365 Enterprise

Web電話帳コミュニケーション

Web電話帳シェアNo.1!社員・お客様の連絡先を一元管理する電話帳クラウドサービス。スマホ等を利用してOCR読み取りにより名刺情報を簡単に登録でき、全社共有、部署内限定など閲覧範囲の指定も可能。

リモートアクセス業務効率化・セキュリティ

手元の端末にオフィスにあるPCのデスクトップ画面を呼び出して操作するリモートアクセスサービス。自宅でも外出先でもオフィスにいるのと同じように業務を行える。強固な認証による不正アクセスの防止や、ファイル転送防止機能等、高度なセキュリティで安全に利用できる。

MDM(モバイルデバイス管理)端末管理・セキュリティ

スマホ・タブレット・PCをクラウドで一元管理するスマートデバイス管理ツール。万が一の紛失時にはリモートロックやワイプで対応。位置情報やデバイス操作ログも自動で取得するため、テレワークにおける労務管理としても活用できる。

企業や教育現場で活用するスマートデバイスを管理者に負担をかけず効率的、且つ安心・安全に管理運用することができる。活用シーンに合わせた柔軟な設定が可能。

基幹業務システムクラウド型基幹システム

サービス開始から10年以上、13,000法人を超える導入実績。自社サーバー不要でインターネット経由で基幹業務ソフトを手軽に利用できる。

奉行シリーズが完全クラウドモデルで新登場!世界トップレベルのセキュリティを実現。専門家ライセンスが1ライセンス分無償で提供される点も魅力。

勤怠管理勤怠管理・労務管理

人事・労務・総務担当者向けのバックオフィス業務を効率化するクラウドサービス。「ジョブカン勤怠管理」を始め、経費精算・ワークフロー・採用管理・労務管理・給与計算の全6サービスを展開。働き方改革関連法にも完全対応し、分かりやすいUIで操作方法も簡単。

約500のパラメータ設定により、企業ごとの特有の就業規則にも柔軟に対応可能。様々な雇用形態、勤務形態にも標準で対応している。勤怠情報に加え、プロジェクトや作業などの工数を登録・管理する機能も標準で提供している。

テレワーク関連の助成金

厚生労働省や各地方自治体でもテレワーク導入にかかる助成金制度を実施しています。

制度名 実施機関 対象 助成金の上限 補助割合
厚生労働省 ソフト/ハード/経費 20万円/1人
150万円/企業
3/4
東京しごと財団 ソフト/ハード 250万円 1/2
東京しごと財団 ソフト/ハード 40~110万円 10/10
東京都産業労働局 ソフト/ハード/経費 コンサルティング業務5回分
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